Pourquoi c'est important ?
Le mail de confirmation est le message le plus ouvert par les clients. C'est l'opportunité idéale pour :
Rassurer vos clients en confirmant que tout est en ordre.
Valoriser votre établissement avec un ton qui vous ressemble.
Anticiper les questions fréquentes en donnant les premières informations clés.
Créer un lien privilégié dès les premières secondes.
Suivez le pas-à-pas
Step 1 : Accéder aux messages automatiques
Pour commencer la configuration de vos envois automatisés :
Dans le menu principal à gauche de votre écran, rendez-vous dans la rubrique Marketing.
Cliquez sur l'onglet Messages personnalisés.
Cliquez sur le bouton Créer un message automatique situé en haut à droite de votre écran.
Step 2 : Configurer votre message "À la réservation"
Pour créer votre nouveau modèle de message automatique :
Cliquez sur Créer un message automatique.
Sélectionnez le type de message À la réservation.
Attribuez un nom à votre modèle pour l'identifier facilement dans votre interface.
Cliquez sur le bouton Créer.
Step 3 : Configurer les paramètres de l'e-mail
Définissez les informations d'identification de votre message pour vos clients :
Objet de l'e-mail : Saisissez l'intitulé de votre message tel qu'il apparaîtra dans la boîte de réception.
Nom de l'expéditeur : Renseignez le nom qui identifie l'auteur de l'envoi.
💡 Astuce : Utilisez le nom de votre établissement comme expéditeur pour être immédiatement identifié par vos clients.
Step 4 : Personnalisez la dénomination de vos clients
Choisissez la manière dont vos clients sont interpellés dans les e-mails automatiques envoyés par elloha.
Prénom : pour privilégier la proximité.
Prénom et Nom : pour un ton plus formel et professionnel.
Aucune dénomination : pour une communication neutre.
💡 Astuce : Adaptez ce réglage selon le positionnement de votre hébergement afin d'harmoniser vos échanges dès le premier contact.
Step 5 : Rédigez et personnalisez votre message
Dans cette étape, vous finalisez le contenu et les paramètres d'envoi de votre modèle d'e-mail.
Saisissez votre texte dans le champ dédié pour accueillir vos clients et leur communiquer les informations essentielles sur leur séjour.
Utilisez la barre d'édition pour mettre en forme votre texte (gras, listes, etc.) et améliorer sa lisibilité.
Indiquez l'adresse e-mail de réponse souhaitée pour centraliser vos échanges.
Attribuez un nom à votre modèle pour le retrouver et le modifier facilement par la suite.
Un message clair et accueillant dès la confirmation de réservation renforce la relation de confiance avec vos clients.
Step 6 : Prévisualiser votre e-mail
Utilisez l'aperçu affiché à l'écran pour contrôler le rendu final de votre message avant son envoi.
Cet aperçu vous permet de vérifier :
L'objet du message.
Le contenu et la mise en forme du texte.
Vos informations de contact.
💡 Astuce : Relisez attentivement ces éléments pour vous assurer de leur clarté avant de passer à l'envoi et à la publication.
Step 7 : Enregistrez votre modèle
Une fois votre saisie terminée, validez vos modifications pour rendre le message opérationnel :
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Votre modèle est sauvegardé et immédiatement prêt à être utilisé pour vos clients.
Vous pouvez revenir sur ce modèle à tout moment pour modifier son contenu selon vos besoins.
Step 8 : Suivre l'historique de vos messages envoyés
Consultez l'onglet Messages envoyés pour accéder au récapitulatif complet de vos échanges avec vos clients.
Cet espace vous permet de visualiser :
La date d'envoi de chaque e-mail.
Le numéro de dossier associé à la communication.
Le statut de l'envoi (pour confirmer la bonne transmission).
Utilisez cet historique pour garder une trace fiable de vos échanges et vérifier à tout moment que vos clients ont bien reçu leurs informations de séjour.
Allez plus loin dans l'expérience client
Votre relation client ne s'arrête pas à la réservation. Vous pouvez créer d'autres messages automatiques pour ponctuer le parcours de vos voyageurs :
Avant le séjour : Pour envoyer le livret d'accueil ou les codes d'accès.
Après le départ : Pour solliciter un avis ou offrir un code de fidélité.
En cas d'erreur de paiement : Pour aider le client à finaliser sa réservation sans stress.
💡 Astuce : Vous accueillez des voyageurs du monde entier ? Utilisez la fonctionnalité de traduction pour que votre message de bienvenue soit lu dans la langue de vos invités.
À retenir
Automatisme : Le mail part seul dès que la réservation est enregistrée.
Personnalisation : Utilisez l'aperçu en temps réel pour ajuster votre ton.
Sécurité : Toujours faire un test avant de publier.
Multilingue : Pensez à traduire vos messages pour vos clients étrangers.