Pourquoi c'est important ?
Centraliser tous vos encaissements, qu'ils soient automatiques ou manuels, vous permet de :
Suivre vos soldes en temps réel : sachez exactement ce qu'il reste à régler pour chaque séjour.
Simplifier votre comptabilité : exportez des données propres et complètes sans avoir à réconcilier vos carnets de notes.
Professionnaliser votre accueil : montrez à vos voyageurs que leur paiement a bien été pris en compte dans leur dossier.
Suivez le pas-à-pas
Step 1 : Accéder au dossier de réservation
Pour enregistrer un paiement, vous devez d'abord identifier le séjour concerné dans votre interface :
Dans le menu latéral gauche de votre compte elloha, cliquez sur Réservations.
Sélectionnez et ouvrez le dossier de réservation dans lequel vous souhaitez enregistrer un encaissement.
Si vous ne parvenez pas à localiser un dossier, consultez notre article dédié à la gestion et à la recherche de vos réservations.
Step 2 : Accéder à l'onglet Paiement
Dans la fiche de réservation, cliquez sur l'onglet Paiement.
Cet espace centralise l'historique des transactions ainsi que le suivi détaillé des règlements liés au dossier de votre client.
Step 3 : Enregistrer un encaissement manuel
Pour comptabiliser un règlement perçu directement auprès de vos locataires, suivez ces étapes :
Cliquez sur le bouton Nouvelle opération, puis sélectionnez Ajouter un paiement.
Choisissez un mode de règlement autre qu'un paiement en ligne (espèces, chèque, virement, etc.).
💡 Astuce : Cette opération permet d'indiquer que le règlement a été effectué en dehors de votre TPE virtuel et de mettre à jour le solde de la réservation sur votre planning.
Step 4 : Enregistrez le montant encaissé
Pour mettre à jour le règlement de votre locataire :
Saisissez le montant exact perçu.
Cliquez sur Enregistrer pour valider l’opération.
Ne renseignez aucune date si le champ n'est pas explicitement demandé par l'interface.
Step 5 : Vérifier l'enregistrement du paiement
Une nouvelle ligne apparaît immédiatement dans votre historique pour confirmer la transaction.
Consultez l'onglet Paiement pour visualiser l'opération.
Vérifiez que la ligne correspond bien à l'encaissement que vous venez d'ajouter.
Suivez l'état de vos règlements directement depuis ce tableau récapitulatif.
⚠️ Attention : L'enregistrement d'un encaissement manuel est purement indicatif. Il sert à votre suivi interne mais ne déclenche aucun mouvement de fonds réel sur votre compte bancaire (contrairement à un paiement Stripe).
À retenir
Réflexe immédiat : Prenez l'habitude d'enregistrer le paiement dès la réception du chèque ou des espèces pour éviter les erreurs de fin de mois.
Suivi visuel : Une fois enregistré, le paiement apparaît en vert dans l'historique, confirmant que la transaction est bien prise en compte.