Pourquoi c'est important ?
Centraliser tous vos encaissements, qu'ils soient automatiques ou manuels, vous permet de :
Suivre vos soldes en temps réel : sachez exactement ce qu'il reste à régler pour chaque séjour.
Simplifier votre comptabilité : exportez des données propres et complètes sans avoir à réconcilier vos carnets de notes.
Professionnaliser votre accueil : montrez à vos voyageurs que leur paiement a bien été pris en compte dans leur dossier.
Suivez le pas-à-pas
Step 1 : Accédez au dossier de réservation
Pour enregistrer un paiement, vous devez d'abord identifier la réservation concernée:
Dans le menu latéral gauche de votre compte elloha, cliquez sur Réservations.
Ouvrez le dossier de réservation dans lequel vous souhaitez enregistrer un encaissement.
Si vous ne parvenez pas à localiser un dossier, consultez notre article dédié à la gestion et à la recherche de vos réservations.
💡 Astuce : Vous pouvez également accéder directement à une réservation en cliquant sur le bloc correspondant depuis votre planning des arrivées.
Step 2 : Accédez à l'onglet Paiement
Dans la fiche de réservation, cliquez sur l'onglet Paiement.
Cet espace centralise l'historique des transactions ainsi que le suivi détaillé des règlements liés au dossier de votre client.
⚠️ Attention : aucun paiement ne peut être ajouté une fois que la facture a été éditée ou envoyée à votre client.
Step 3 : Enregistrez un encaissement manuel
Pour comptabiliser un règlement perçu directement auprès de vos clients, suivez ces étapes :
Cliquez sur le bouton Nouvelle opération, puis sélectionnez Ajouter un paiement.
Choisissez un mode de règlement autre qu'un paiement en ligne (espèces, chèque, virement, etc.).
Pour encaissez directement la carte bancaire ou envoyez un lien de paiement sécurisé à votre client. Vous pouvez suivre l'article dédié : vos encaissements avec Stripe.
💡 Astuce : Cette opération permet d'indiquer que le règlement a été effectué en dehors de votre TPE virtuel et de mettre à jour le solde de la réservation sur votre planning.
Step 4 : Enregistrez le montant encaissé
Pour mettre à jour le règlement de votre client :
Saisissez le montant exact perçu.
Cliquez sur Enregistrer pour valider l’opération puis Confirmer.
📌 Bon à savoir : Par défaut, la date de la transaction sera la date du jour. Si vous souhaitez programmer un encaissement pour plus tard, choisissez la date prévue de réception des fonds.
Exemple : Vous devez recevoir un virement de votre client dans trois jours, indiquez la date prévue de réception du virement et enregistrez. Vous devrez ensuite confirmer la réception
⚠️ Attention : Les encaissements programmés ne sont pas déclenchés automatiquement par le système. Vous devez valider manuellement chaque transaction depuis votre interface à la date d'échéance prévue.
Step 5 : Vérifiez l'enregistrement du paiement
Une nouvelle ligne apparaît immédiatement dans votre historique avec la date, la somme et le moyen de paiement utilisé.
En cas de paiement programmé, la ligne de transaction vous informera de la date et de la nature du paiement attendu. Une fois les fonds réceptionnés, cliquez sur Paiement reçu.
⚠️ Attention : L'enregistrement d'un encaissement manuel est purement indicatif. Il sert à votre suivi interne mais ne déclenche aucun mouvement de fonds réel sur votre compte bancaire (contrairement à un paiement Stripe).
À retenir
Réflexe immédiat : Prenez l'habitude d'enregistrer le paiement dès la réception du chèque ou des espèces pour éviter les erreurs de fin de mois.
Suivi visuel : Une fois enregistré, le paiement apparaît en vert dans l'historique, confirmant que la transaction est bien prise en compte.