📌 Cet article répond à ces questions :
Comment reporter un séjour sur de nouvelles dates sans créer de confusion chez le client ?
Comment éviter l'envoi de plusieurs mails automatiques pendant les manipulations ?
Comment modifier une réservation qui contient déjà des paiements enregistrés ?
Comment annuler partiellement les anciennes prestations après avoir ajouté les nouvelles dates ?
Pourquoi c'est important ?
Lorsqu'un client souhaite reporter son séjour, plusieurs manipulations successives sont nécessaires dans le dossier. Sans précaution, chaque action peut déclencher un email automatique, ce qui génère de la confusion. Cette procédure vous permet de tout gérer en coulisses, avec une seule communication maîtrisée en fin de processus.
⚠️ Cette méthode est impérative lorsque le dossier contient déjà des paiements enregistrés.
Step 1 : Accédez à la réservation et bloquez les communications automatiques
Pour modifier une réservation sans envoyer de notifications automatiques à votre client, suivez ces étapes :
Rendez-vous dans le menu Réservations et ouvrez le dossier concerné.
Copiez l'adresse e-mail de votre client.
Collez cette adresse dans l'onglet Commentaires du dossier pour la conserver.
Supprimez l'adresse e-mail du champ destinataire dans la fiche client.
💡 Astuce : En retirant temporairement l'e-mail, vous suspendez l'envoi des messages automatiques durant vos manipulations. N'oubliez pas de le renseigner de nouveau à la fin de l'opération.
Step 2 : Ajoutez la nouvelle prestation et les dates de séjour
Cliquez sur Ajouter un séjour ou un hébergement supplémentaire.
Sélectionnez votre hébergement et renseignez les nouvelles dates de séjour.
Vérifiez vos tarifs puis cliquez sur Enregistrer.
⚠️ Attention : Si la prestation n'apparaît pas, vérifiez les disponibilités de votre hébergement dans votre planning.
Le dossier de réservation regroupe désormais les anciennes et les nouvelles prestations, et le montant total est recalculé automatiquement.
Step 3 : Annuler partiellement les prestations initiales
Suivez ces étapes pour retirer les anciennes dates de la réservation sans facturer de frais supplémentaires :
Cliquez sur le bouton Annuler la réservation.
Sélectionnez l'origine de la demande (par exemple : à l'initiative du client).
Choisissez l'option Annulation partielle.
Activez l'interrupteur Je dispense le client de frais d'annulation.
Cochez uniquement les prestations correspondant aux dates initiales.
Vérifiez le récapitulatif : les frais doivent être à 0 €, le montant déjà perçu est conservé et le solde restant est actualisé.
Cliquez sur Je confirme l'annulation.
⚠️ Attention : veillez à ne sélectionner que les anciennes prestations. Ne cochez pas les nouvelles dates ajoutées lors de l'étape 2.
Step 4 : Rétablir l'adresse e-mail du client et l'informer
Récupérez l'adresse e-mail figurant dans le champ Commentaire interne.
Renseignez-la à nouveau dans le champ Destinataire.
Depuis l'onglet Documents, envoyez le voucher (bon d'échange) mis à jour à votre client.
Step 5 : Vérifier l'équilibre comptable
Une fois les modifications du séjour enregistrées, assurez-vous que le solde de la réservation est exact :
Si le tarif reste inchangé : contrôlez qu'il ne subsiste aucun solde dû par votre client.
Si le nouveau séjour est plus cher : encaissez le complément directement ou envoyez un lien de paiement sécurisé à votre client.
Si le nouveau séjour est moins cher : effectuez un remboursement partiel de la différence, conformément à vos conditions de vente.
💡 Astuce : Pensez à vérifier l'état des paiements dans l'onglet comptabilité du dossier de réservation pour éviter toute erreur de facturation.
À retenir
Ajoutez avant de supprimer : C'est la clé pour conserver l'historique de vos encaissements.
L'annulation doit être partielle : Ne supprimez que les anciennes prestations.
Un seul e-mail final : Envoyez le voucher mis à jour pour une communication claire et professionnelle.